Phát triển nhờ việc phân tích những chiếc Email của Sếp

Một trong những hoạt động mình thích nhất và nó giúp mình nhiều nhất trong việc tự phát triển những khía cạnh trong công việc chuyên môn lẫn cách làm việc. Đó chính là việc mình có thể ngồi hàng giờ để phân tích 1 chiếc Email của những cấp trên đang trao đổi với nhau.

Đặc biệt hơn, những chiếc Email mang nội dung trao đổi để giành quyền lợi thế về phía nội bộ, hoặc email phàn nàn về đối tác, hoặc email để “nắn gân” một vài cá nhân nhưng vẫn mang tính xây dựng… Thì đó đều là những email mà mình để có một thư mục để cất giữ để mỗi khi rảnh sẽ đọc để ngẫm & nghiên cứu.

Những chiếc Email đó, thực sự mang đến cho mình cực kì nhiều góc nhìn lẫn kiến thức và cách thức mà những người cấp trên, những người có khả năng thay đổi cuộc chơi trao đổi và thuyết phục đối tác để giành được những quyền lợi về bản thân mình.

Sự logic,  những luận điểm, luận cứ được dàn trải và đan xen lẫn nhau một cách hoàn hảo mà mỗi lần đọc, mình tự hỏi, liệu nó có chỗ hổng nào không ? Liệu làm sao người nhận có thể từ chối lời đề nghị được sếp mình viết trong email ? Liệu có cách nào để phản damage lại những luận điểm và luận cứ trong chiếc Email đó?

Mình hiểu được cấp trên đang làm gì và đang nghĩ gì hơn? 

Ở những năm tháng mới bắt đầu đi làm, mình vẫn thường hay chửi sếp, thỉnh thoảng là chửi luôn cả đối tác vì nghĩ rằng “họ chẳng biết cái quái gì cả”.

Mình tự tin và thậm chí là tự cao với cái vốn kiến thức lỏng lẻo của mình vì mình đôi lúc làm giỏi và đạt được một vài kết quả hay thành tựu gì đó hay ho.

Nên mỗi lần sếp muốn thay đổi 1 cái gì đó không hợp lí. Thường là mình sẽ cãi lại, hoặc là sẽ nghĩ thầm trong đầu rằng ông này bà này chẳng biết gì. Tại sao lại làm như vậy, tại sao lại không làm theo ý tưởng của mình, nếu làm theo là đã ngon lành cành đào rồi… 

Nhưng kể từ khi mình nhận ra, rằng bản thân thậm chí còn không đủ trình độ & vốn kiến thức để hiểu được Sếp đang làm gì, đang nghĩ gì và những người sếp không muốn tốn thời gian để tranh luận hay đôi co với một cái đầu luôn luôn chỉ cho rằng nó đang đúng.

Mình bắt đầu khiêm tốn và hạ thấp cái tôi cá nhân của mình xuống. Mình bắt đầu quan sát và lắng nghe những quyết định vô lí của cấp trên hơn. Và dần dần, mình được họ chia sẻ nhiều góc nhìn & quan điểm hoặc đọc được các email tranh luận giữa các cấp trên với nhau.

Từ những lần được đón nhận những góc nhìn mới đó, mình bắt đầu hiểu ra nhiều điều hơn. Rằng ngoài việc tranh luận với mình để đưa ra những quyết định có vẻ như “vô cùng bất hợp lí” thì họ còn phải cân nhắc rất nhiều yếu tố khác nhau, mới có thể đi đến quyết định cuối cùng đó.

Rằng đôi lúc họ quyết định chọn ý tưởng mới của mình, không phải vì ý tưởng của mình tốt, mà là  lúc họ chấp nhận rủi ro và tin tưởng mình.

Học được những thứ mà không bao giờ mình có thể tìm được trên mạng !

Đàm phán, thuyết phục, logic, critial thinking,….là những kĩ năng được thể hiện ra trong những đoạn email thương thảo giữa Sếp và các đối tác bên trong lẫn bên ngoài.

Những kĩ năng, được đúc kết và vận dụng qua từng dòng chữ trong từng chiếc Email, để giải quyết một vấn đề mang tính thay đổi cục diện của một vấn đề nào đó giữa các cấp trên vốn là những người có khả năng ra quyết định cuối cùng.

Là một thứ mà mình nghĩ rất khó có thể tìm thấy ở một khóa học online hay 1 bài viết nào đó. Nhưng chỉ cần để ý và tinh ý một chút, thì có thể học được rất rất nhiều từ đó.

Hơn hết, nhưng chiếc Email đó đa phần dễ hiểu vì bối cảnh và ngữ cảnh của nó đang gần sát với công việc của mình. Nên khi đã phân tích và tìm ra được mấu chốt của bài học. Mình có thể vận dụng ngay vào chính những vấn đề gặp phải của bản thân trong công việc.

Các bước mình phân tích 1 email 

Bước 1: Đọc để hiểu được câu chuyện

Bước 2: Tập trung vào các luận điểm và luận cứ của người viết Email.

• Lập luận chặt chẽ như thế nào ?
• Có điểm yếu gì trong phân đoạn này mà mình có thể bẻ lại được hay không?
• Có bao nhiêu khía cạnh thuộc các mạng thông tin khác nhau được đề cập để phục vụ mục đích của người viết?
• …..

Bước 3: Đặt mình vào tình huống đó & thử xem cách trả lời như thế nào.

Tạm Kết

Qua bài viết này, mình chỉ muốn chia sẻ một góc nhìn mới hơn về việc chúng ta đang mãi mê tìm kiếm những nguồn học tập ở khắp mọi nơi mà đôi lúc bỏ qua những thứ rất đơn giản và gần gủi nhưng lại mang một hàm lượng giá trị lớn trong quá trình phát triển của bản thân.

Mình đã từng được tham gia vào 1 buổi họp với Level cao của 1 client trong một chiến dịch lớn nhất năm. Trong buổi đó, anh ta chỉ show tầm 5 6 slide để triển khai kế hoạch cho chiến dịch, và hơn 20 người đã làm việc quật quật hơn 30 ngày theo những nội dung cho vỏn vẻ 5 6 chiếc slide đó.

“Lúc đó mình luôn tự hỏi: Ồ, tại sao vài chiếc slide nhìn có vẻ đơn giản & thậm chí không đẹp nhưng lại có thể khiến cả một đội ngũ phải lắng nghe & thực thi theo vậy nhỉ ? Hẳn phải có gì đó khó lắm đây”

Và mình đã dành 2 tuần để chỉ nghiên cứu những slide đó và tìm ra những hướng phát triển mới cho bản thân. Dĩ nhiên là vẫn chưa thể hiểu hết được, nhưng chí ít, mình biết vẫn còn có rất nhiều điều mới mẻ trên chặn hành trình của mình phía trước. Chứ không phải là một vòng lặp công việc vô vị.