Buổi Training Doanh Nghiệp Chuyên Nghiệp Đầu Tiên Và Những Bài Học

Trong năm nay, thực sự mình ít viết chia sẻ về Ecommerce hơn, nhưng không biết duyên như thế nào lại đưa mình đến một vài cách chia sẻ khác, đó là nói. Mình vô tình được một người chị đầu ngành Ecommerce trao cho cơ hội được training doanh nghiệp lần đầu tiên. 

Quả thực, lúc đó mình cũng khá rãnh, nên chỉ đơn giản là đồng ý lời đề nghị ngay và luôn. Trong đầu chỉ nghĩ là một phép thử hay một trải nghiệm hay ho nào đó mà mình chưa từng làm thôi. 

Tuy nhiên trong quá trình chuẩn bị nội dung, việc suy nghĩ về content để đưa lên một bài trình bày, cùng với việc cộng tác với các chị top đầu ngành quả thực là một trải nghiệm khá thử thách, nhưng cũng nhiều cái hay ho đã học được mà mình muốn ghi chép lại, sẵn tiện cùng chia sẻ với các bạn để mọi người có nhiều góc nhìn hơn.

Hoạt động training, đào tạo, hay chia sẻ về một mảng kiến thứ để giúp người khác hiểu rõ hơn về mảng kiến thức đó, là một hoạt động diễn ra khá thường xuyên khi mình làm việc ngay cả ở vị trí Junior, và khi lên vị trí trưởng nhóm, mình thậm chí còn phải làm việc này thường xuyên hơn. 

Đó có thể là việc bạn giúp đối tác hiểu ra nguyên lí hoạt động của một nền tảng nào đó như TikTok, hoặc giúp đồng nghiệp hiểu được KPI của mình là gì từ đó nâng cao khả năng cộng tác, hoặc dễ thấy nhất là một leader chia sẻ cách làm việc của bản thân nhằm giúp đồng đội mình làm việc tốt hơn. 

Việc chia sẻ trong nội bộ trong cty thường sẽ diễn ra nhanh và thoải mái, vì ai ai cũng biết nhau nên cảm giác khá an toàn, và đặc biệt cùng nói một ngôn ngữ. Nhưng khi mình đi ra ngoài training cho các doanh nghiệp, áp lực sẽ cao hơn vì phải đối mặt với nhiều khía cạnh khó khác nhau: mong đợi cao, khác ngôn ngữ, khác lĩnh vực, khác ngành nghề…. 

Nhưng tựu chung lại, dù là hình thức nào thì mình cũng đều thấy ta đang mang đến một khía cạnh nội dung nào đó nhằm giúp một đối tượng cụ thể  hiểu và tư duy để trả lời cho những vẫn vấn đề mà họ đang gặp phải, bằng những trải nghiệm và kiến thức của người chia sẻ. 

1) Lợi ích của việc chia sẻ một chủ đề bằng một buổi thuyết trình

Khả năng gây ảnh hưởng đến người khác

Những bài thuyết trình hay, đúng trọng tâm và mang lại nhiều giá trị cho người nghe có thể giúp chúng ta nâng cao hình ảnh trong mắt người nghe. Từ đó, nâng cao được rất value của bản thân trong suy nghĩ của người khác. 

Mình làm việc này khá thường xuyên, ở mọi level mà mình được phép làm việc cùng. Từ Manager đến CEO, đến những đối tác bên ngoài. Có thể là trình bày về một idea nào đó, có thể trình bày về một vấn đề khó giải quyết, everything. Chỉ cần họ chịu nghe, mình sẽ lôi họ vào phòng họp hoặc book một buổi meeting online để giải thích cặn kẽ những thứ mà mình bận tâm lúc đó.

Dĩ nhiên là có những buổi thuyết trình mình tệ cực kì, và có những buổi thành công mỹ mãn, tuy nhiên, thông qua những bài thuyết trình, tất cả các yếu tố của một nhân viên sẽ được bộc lộ ra như sau: 

• Khả năng diễn giải trình bày. 
• Khả năng sắp xếp sự ưu tiên (sắp xếp nội dung chính – phụ, trước sau)
• Khả năng giao tiếp.
• Khả năng chuyên môn. (đặc biệt các buổi thuyết trình mang nặng tính con số) 
• Khả năng hiểu vấn đề. 
• Khả năng đưa ra những đề xuất phù hợp. 
• Phong thái, cách nói, cách dẫn dắt.
• Thái độ (thể hiện qua độ chi tiết của các slide).
• Phong cách làm việc (thể hiện qua bố cục nội dung màu sắc của slide).

Nâng cao tư duy tổng hợp và logic

Trong suốt quá trình làm presentation của mình hơn 4 năm qua, mình vẫn cảm thấy việc tạo ra một cái ppt chuẩn và đẩy đủ thông tin để có thể truyền tải được ý đồ của mình là một trong những công việc khó nhất và tốt nhiều thời gian nhất, hơn bất kì công việc nào mà mình được giao. 

Năm 2020, khi đang chạy campaign 11.11 nhưng mình được chị CEO giao cho một task ở trên trời rơi xuống là mình phải làm một cái ppt để đi đấu thầu một dự án của một client lớn. Mình gần như không thể ngủ được và thức rất nhiều đêm để chỉ suy nghĩ cách trình bày nội dung, cách sắp xếp bố cục và các diễn đạt như thế nào cho hợp lí.

Đến tận một năm sau đó, khi mình đã đủ cứng thì mình vẫn sợ mỗi khi được giao làm thuyết trình, không phải vì mình sợ nói trước đám đông, mà mình sợ nó sẽ lấy rất nhiều thời gian và làm ảnh hưởng đến khả năng vận hành các dự án mình đang làm. 

Tìm kiếm thông tin  ==> Tổng hợp và chọn lọc thông tin đúng đối tượng ==> Sắp xếp nội dung ==> Trình bày hiệu quả ==> Thuyết trình thuyết phục.

2) Cái khó của một buổi thuyết trình hay chia sẻ

Tốn thời gian

là cái đầu tiên mà mình luôn muốn nhắc đến. Nếu bạn là một người thích sự chỉn chu, thích sự ngăn nắp trong từng slide, thì việc phải chuẩn bị một bài presentation dài 50 slide trong những ngày Mega Campaign (khối lượng công việc lớn) luôn là một cực hình. Mình vẫn chưa tìm được cách để cân bằng được việc này. Với mỗi bài presetation mình được giao, dù là thuyết trình cho nội bộ, hay khách hàng hoặc đối tác, mình đều muốn nó mang một hơi hướng mới hơn, một cách trình bày dễ hiểu hơn. 

Ức chế trong lúc tổng hợp thông tin.

Giữa việc thực thi một vấn đề để ra kết quả cụ thể, nó dễ hơn nhiều so với việc mình phải trình bày cái việc mà mình đã thực thi nó như thế nào. Quả thực nó là một cực hình mà mình lúc nào cũng gặp. 

Khi làm campaign, mình chỉ việc suy nghĩ, đưa ra giải pháp trên vấn đề và bay vào thực thi nó, mọi thứ cứ quăng tứ tung hết cả lên miễn làm sao mà về được KPI. Nhưng khi đưa lên slide, mình cần chắt lọc lại những thứ mình làm, cho dễ hiểu, cho đơn giản, cho phù hợp với đối tượng nghe. Việc đó hóa ra lại tốn rất nhiều chất xám hơn mình nghĩ. 

Cũng chính vì thế, khi đi làm mình thấy có rất nhiều những bạn hoặc anh chị rất rất giỏi, nhưng khi bắt họ trình bày những thứ họ đã làm thì gần như không ai hiểu gì, từ đó chính họ cũng gặp khó khăn trong việc thuyết phục người khác tin vào cách họ đã làm, mặc dù kết quả họ tạo ra là không phải bàn cãi.

Dễ bị người khác “vặn lại” gây mất tự tin

Có rất nhiều lần mình rất háo hức để chia sẻ về một chủ đề mình tâm đắc, nhưng khi lên trình bày thì mình bị dập cho tơi tả, hỏi tới đâu mình cũng đớ người ra là tại sao họ có thể đặt câu hỏi hay đến nổi mình bị “cứng họng”. 

Nếu là một buổi nội bộ thì cũng không có gì đáng nói, nhưng nếu là một buổi chia sẻ với những người lạ (đối tác, công ty partner…), mà lại là lần đầu, nếu mà trải qua trải nghiệm như thế dễ khiến ta dễ bị mất tự tin. 

3) Quy trình để chuẩn bị một buổi thuyết trình mang tính thuyết phục cao

Mình có một tư duy là mình luôn đối xử với tất cả các buổi thuyết trình hoặc chia sẻ của mình như là một sản phẩm. Cái sản phẩm đó phục vụ cho đối tượng nào, có những khía cạnh nào khiến đối tượng đó thích sản phẩm, làm thế nào xây dựng cái sản phẩm đó thật WOW. Và chỉ khi sản phẩm thật sự chỉn chu, thực sự tốt, sự tự tin khi nói về nó lập tức tăng lên. 

Bước 1: Xác định đối tượng người nghe

Nếu mình nói về Ecommerce cho một nhóm đối tượng chẳng biết cái gì về Ecommerce, mình sẽ phải đảm bảo những keyword của mình được chuyển thể thành những thứ dễ hiểu nhất.

Thay vì nói GMV, mình sẽ nói là Doanh Thu chẳng hạn. 

Nếu mình nói về Ecommerce cho một bạn Designer, sẽ khác khi mình nói với một bạn Business Development, vì mối bận tâm và KPI của hai đối tượng này là khác nhau. Tương tự như thế, về đổ tuổi, chức vụ, phong cách, chuyên môn của nhóm đối tượng đó là gì, mình cũng đều cần liệt kê ra để đảm bảo mình xây dựng một sản phẩm đúng với tệp khách hàng đang cần nó. 

Bước 2: Xây Dựng Dàn Bài Tổng Quan (Agenda)

Giúp chúng ta có một góc nhìn tổng quan nhất, để tránh bị đi quá xa nội dung chính.

Bước 3: Triển khai dàn ý

Từ việc xác định được dàn bài tổng quan, chúng ta bắt đầu chia nhánh cụ thể những nội dung nhỏ hơn để bổ trợ cho những ý chính. 

Bước 4: Hoàn thành nội dung Thuyết trình thử trên nội dung đã hoàn thành 

Hoàn thành hơn hoàn thiện, mình sẽ hoàn thành nội dung trọn vẹn nhất, sau đó thuyết trình thử để đo lường thời gian thuyết trình, những mảng nội dung một cách tổng quan và tìm ra những lỗi sai về diễn đạt hoặc thể hiện nội dung. 

Bước 5: Hoàn thiện nội dung 

Sau khi đã thuyết trình thử, và tìm ra những lỗi sai hoặc những điểm cần cải thiện. Mình bắt đầu tối ưu hóa nội dung content, thay đổi những thứ không ổn, từ đó dần hoàn thiện từng slide. 

Bước 7: Thuyết trình thử trên nội dung đã hoàn thiện

Thuyết trình thêm lần nữa, điểu chỉnh và đo lường nội dung thuyết trình cho đạt hiệu quả tối đa nhất. Tìm ra những lỗi sai nhỏ để chỉnh sửa. 

Bước 8: Điều chỉnh và hoàn thiện nội dung lần cuối cùng. 

Double check lại một lần nữa toàn bộ nội dung và thuyết trình nhanh thử xem đã ổn thỏa chưa, tự đặt câu hỏi phản biện để đoán xem những vấn đề phát sinh sẽ xảy ra như thế nào. 

4) Lưu ý khi thực hiện một buổi chia sẻ & thuyết trình. 

Chẳng có buổi thuyết trình, chia sẻ nào là thoải mái. 

Cảm giác nói chuyện trước đám đông, khi mà tất cả mọi ánh mắt đều nhìn vào mình. Là một cảm giác không dễ chịu, mình thực sự là một người hướng nội, và mình không mấy dễ chịu với cảm giác chuẩn bị bước lên đứng trước một cái màn hình để chỉ trỏ nói về một cái gì đó.

Mình đã thực hiện hơn trăm buổi thuyết trình, chia sẻ. Và mình có thể khẳng định là buổi thuyết trình nào của mình cũng đều có cảm giác lo lắng, có buổi còn lạnh hết cả tay & đổ mồ hôi vì căng thẳng. 

Sau này, mình học được cách, mình bận tâm nhiều hơn vào cái giá trị mà mình muốn mang đến cho người nghe. Từ đó, mặc dù căng thẳng, nhưng khi mình thực sự nhập cuộc vào việc chia sẻ, mình cảm giác bớt căng thẳng hơn và tự tin hơn. Lúc đó mình hoàn toàn tập trung vào nội dung mà quên đi bản thân đang cảm giác như thế nào. 

Chuẩn bị là cách tốt nhất để gim thiểu rủi ro

Tất cả những campaign Ecom thành công nhất của mình (top 1 category) để là thành quả của cả một quá trình chuẩn bị rất nghiêm túc. 

Khi mình vận dụng điều đó vào việc tạo nên một buổi thuyết trình, mình cảm thấy những buổi thuyết trình của mình ít khi nào bị fail. Từ cái slide, bố cục, nội dung, logo, màu sắc, con chữ, màu chữ, cách nói chuyện, nhấn nhá, sự liên mạch….tất cả mình đều luyện tập ít nhất 2 lần trước khi mang nó đến người nghe. 

Người nghe chính là giám khảo

Sau mỗi lần thuyết trình, chỉ cần đơn giản tạo một cái google form, và nhờ người nghe góp ý xem mình cần cải thiện ở điểm nào. Thành thật đối diện với những điểm yếu của mình và cải thiện nó trong những buổi sau.

Không nói về những thứ mình chưa làm. 

Các trải nghiệm dù thất bại hay thành công đều để lại cho mình một câu chuyện story nhất định, mình cảm giác người nghe lại rất thích nghe những câu chuyện đó dù nó fail hay win. Họ thích nghe, và thích nghe cái cách mà mình đối diện với story đó, từ đó tìm được họ trong đó. Và nhờ thế, buổi chia sẻ của mình sẽ gần gủi và được sự đồng cảm từ người nghe hơn. Giúp mình truyền đạt thông tin một cách hiệu quả hơn. 

Ngược lại, nếu mình nói về những thứ mình chưa bao giờ làm, hoặc chỉ thấy những thứ bề mặt, nhiều khả năng khán giả cũng sẽ feel được điểu đó. Chỉ cần cái feeling hơi sượn sượn thôi cũng khiến khả năng dẫn dắt thông tin của mình kém hiệu quả đi. Từ đó tạo nên rào chắn giữa 2 bên, nguồn cơn dẫn đến một buổi thuyết trình không thành công. 

5) Kết Luận

Dù ở môi trường nào, làm ở vị trí nào, đôi khi bạn cũng sẽ được trao cơ hội (hoặc rơi vào tình huống bắt buộc) phải chia sẻ một điều gì đó đến với nhiều người. 

Đó có thể là trải nghiệm khó chịu, nhưng nếu làm được, kết quả của nó sẽ khiến mình tự hào, đi kèm là sự tự tin và cảm thấy bản thân mình thật sự giá trị.

Mình hoàn toàn là một người không giỏi trong khoản này, thú thật mình thích ngồi làm chuyên môn và cải lộn với mọi người về những vấn đề phát sinh mỗi ngày hơn là phải chường cái mặt ra để luyên thuyên về 1 cái gì đó. 

Tuy nhiên, đôi khi trong nhiều trường hợp mình buộc phải thuyết trình, chia sẻ, hoặc báo cáo, về một vấn đề nào đó, để hỗ trợ cho việc đạt mục tiêu chung của cả dự án / kế hoạch. Nên mình hi vọng qua những chia sẻ của mình bạn có nhiều hơn sự tự tin, sự đồng cảm lẫn có một số tip để giúp bạn thực tế chuẩn bị một cách tốt hơn. 

—

Mình hi vọng bạn có thể trao đổi tranh luận thêm cũng như đặt câu hỏi với mình thông qua đường link bên dưới.

https://forms.gle/d4Xex6MhG8zAsGht8